AUDYT: budynek apartamentowy - nieprofesjonalny zarządca
Właścicielka apartamentu wakacyjnego nad Bałtykiem w Kołobrzegu, zgłosiła nam potrzebę zweryfikowania pracy Zarządcy. Nikt z członków Wspólnoty nie posiadał wystarczającej wiedzy (a Zarząd Wspólnoty czasu) by zająć się sprawą osobiście. Poza tym zdecydowana większość właścicieli nabyła swoje mieszkania jako apartamenty na wynajem i z oczywistych powodów nie przebywała na miejscu przez większość roku i realne problemy nieruchomości były im obce. Przed rozpoczęciem audytu niezbędna była wyczerpująca rozmowa z właścicielką apartamentu wakacyjnego, a następnie 3 dniowa wizytacja nieruchomości.
Nasz audytor po otrzymaniu pisemnego upoważnienia od właścicielki przeprowadził w biurze zarządcy przegląd dokumentów wspólnoty i umów z dostawcami i wykonawcami. Zapoznał się także z protokołami z głosowań uchwał wspólnoty za ostatnie dwa lata. W trakcie trzydniowej wizytacji zweryfikowaliśmy aktualny stan techniczny budynku, występowanie usterek, szybkość i prawidłowość reagowania zarządcy na zgłaszane problemy techniczne i eksploatacyjne.
Kontrolowaną nieruchomość stanowił pięcioletni budynek apartamentowy blisko plaży, z siedemdziesięcioma apartamentami, i miejscami postojowymi w podziemnej hali garażowej. W wyniku audytu wykazaliśmy całkowitą bierność Zarządcy jeśli chodzi o sprawy związane z reagowaniem na problemy bieżące, takie jak:
- Opieszałość w naprawach i usuwaniu bieżących usterek (oświetlenia budynku, samozamykaczy drzwi wejściowych, monitoringu wizyjnego, wycieków w instalacji logo term centralnego ogrzewania). Niektóre zaniechania sięgały nawet kilku miesięcy.
- Całkowity brak kontroli nad serwisem sprzątającym oraz ogrodniczym.
- Nie usuwanie usterki zagrażającej zdrowiu mieszkańców: od początku istnienia budynku nie włączał się system wentylacji mechanicznej w hali garażowej, którego celem jest usuwanie spalin i gazów z garażu.
- Nie egzekwowanie od dewelopera przekazania miejsca na odpadki stałe. Doraźną rolę tzw. „śmietnika” stanowił niebieski kontener ustawiony na wprost głównego wejścia na teren posesji.
- Nie egzekwowanie od dewelopera przekazania Wspólnocie dokumentacji powykonawczej budynku (co naraża właścicieli na konieczność sporządzenia dokumentacji na własny koszt).
Nasza ocena lokalnej firmy zarządzającej nieruchomościami, istniejącej 9 lat, mającej w swoim „portfelu” ponad 50 wspólnot - była druzgocąca Niemożliwe jest by firma ta, mająca umowy o zarządzanie z tak dużą ilością wspólnot, przy wykorzystaniu trzech pracowników techniczno-administracyjnych mogła zadbać o komfort właścicieli i bezpieczeństwo zarządzanych nieruchomości. Normą był brak wizyt zarządcy na terenie nieruchomości – nawet przez 2-3 miesiące. Wakacyjny charakter nieruchomości (brak stałych mieszkańców poza sezonem) tylko „ułatwiał” brak dbałości zarządcy o zachowanie nieruchomości w stanie niepogorszonym.
Szczegółowy audyt dokumentacji wskazał również na: karygodne zaniedbania w prowadzeniu książki obiektu budowlanego, źle planowany fundusz remontowy, brak kontroli nad bieżącymi wpływami od właścicieli i zadłużenie na kocie wpłat czynszowych w wysokości 11 tys. zł, nieprawidłowe prowadzenie głosowań przy podejmowaniu uchwał przez właścicieli – część uchwał była z mocy prawa nieważna.
Przygotowaliśmy obszerny raport stwierdzonych uchybień w pracy firmy zarządzającej nieruchomością. Raport stał się podstawą do merytorycznych konsultacji właścicielki z Zarządem Wspólnoty, a następnie decyzji Zarządu odwołującej Zarządcę nieruchomości w trybie natychmiastowym, bez zachowania terminu wypowiedzenia. W ramach obowiązującego budżetu (z takim samym wynagrodzeniem) Zarząd Wspólnoty podpisał umowę z nowym zarządcą.